Antaako se neuvontaa vero- ja lakiasioissa?
Ei, eikä tämä ole pienellä präntätty varaus vaan tuotteen raja. Se ei tulkitse lakia, ei laske veroja, ei arvioi kaupan riskejä, ei tarkista sanamuotoja sopimuksissa ja kirjeissä eikä päätä, saako niin tehdä. Se antaa sen, minkä te olette kirjoittaneet: toimintaohjeen, mallipohjan, toimenpiteiden järjestyksen ja määräajan. Päätös ja vastuu jäävät kirjanpitäjälle ja juristille — sinne, minne ne kuuluvatkin. Agentti ottaa pois toistuvan viestittelyn, ei vastuuta.
Missä se vastaa työntekijöille?
Telegram, WhatsApp, MAX ja sähköposti sisältyvät Business-pakettiin. Ihminen kirjoittaa sinne, missä hän muutenkin viestittelee kollegoiden kanssa, ja kaikki keskustelut kootaan yhteen ikkunaan. Jos teidän väkenne istuu yritysviestimessä, jota tällä listalla ei ole, kysykää meiltä ennen maksamista: emme lupaa kanavaa, jota paketissa ei ole.
Mistä se ottaa vastaukset?
Teidän omista asiakirjoistanne: kirjanpidon ja lakiosaston toimintaohjeet, mallipohjakansio, sisäinen määräaikakalenteri. Lataatte ne kerran ja muokkaatte, kun menettely muuttuu. Mitä niissä ei ole, sitä se ei keksi: se sanoo suoraan, ettei sillä ole vastausta, ja kertoo, keneltä kysyä.
Entä jos toimintaohje on muuttunut?
Kun muutatte asiakirjaa, vastaus muuttuu heti seuraavasta kysymyksestä. Se vastaa sen version mukaan, joka teillä on nyt, ja kertoo sen päivämäärän, jos se on asiakirjassa. Viimevuotisella versiolla yhteiseltä levyltä ei ole enää mitään väiteltävää.
Ottaako se tietoja kirjanpito-ohjelmasta?
Kytkentä 1C:ään ja sähköiseen asiakirjanvaihtoon — Diadok, SBIS, Kontur — on työn alla: asiakirjan numero, päivä ja tila tulevat sieltä suoraan työntekijälle annettavaan vastaukseen. Tänään se vastaa järjestyksestä: mikä asiakirja, mihin päivään mennessä, missä muodossa ja kenen luo mennä. Palkkasummia se ei kerro eikä tule kertomaan — se on keskustelu kirjanpitäjän eikä agentin kanssa.
Muistuttaako se raportoinnin määräajoista?
Teidän sisäisistä — kyllä: toimittaa tuntilista, raportoida ennakosta, uusia valtakirja, viedä asiakirjat kirjanpitoon. Määräajan asetatte te, ja se palauttaa sen muistutuksena samaan chattiin sille, jota asia koskee. Lakisääteisiä määräaikoja se ei itse laske eikä tulkitse virallista työpäiväkalenteria — se toistaa sen, mikä on teidän omassanne.
Mitä tarkoittaa ”lähettää koosteen tiedostona”?
Se kokoaa taulukon keskustelujen pohjalta ja lähettää sen liitteenä suoraan chattiin: minkä asian kanssa viikon aikana tultiin, mistä aiheista, mitä annettiin ja milloin. Tämä näkyy ilman vientitiedostoja ja ilman teidän käsityötänne — ja se näyttää hyvin, mikä toimintaohje on aika kirjoittaa uusiksi, kun siitä kysytään kahdettakymmenettä kertaa. Tänään tämä on KESKUSTELUJEN kooste; 1C-kytkennän myötä samaan tiedostoon tulevat asiakirjan numero ja tila.
Muistaako se, mitä kenellekin on jo annettu?
Kyllä, se nostaa esiin aiemmat keskustelut saman henkilön kanssa: jos hän kesäkuussa haki tulotodistusta, menettelyä ei tarvitse selittää toista kertaa. Se muistaa nimenomaan kirjeenvaihdon — mitä kysyttiin ja mitä vastattiin. Henkilöstökansiota se ei pidä eikä palkkatietoja säilytä.
Mitä pitää tehdä ennen ensimmäistä käynnistystä?
Mallin kytkeminen on ensimmäinen askel asennuksen jälkeen, ja siihen menee minuutti. Ennen kuin malli on valittu, agentti ei vastaa yhteenkään viestiin: ajattelun tekee malli, ei palvelin. Sen jälkeen lataatte toimintaohjeet ja kytkette kanavat.
Eri vastaukset kirjanpidolle ja lakiosastolle — onko se kaksi eri agenttia?
Yleensä kyllä, ja paketti sallii sen: osastoilla on eri asiakirjat, eri sävy ja eri määräajat, ja niiden sekoittaminen yhteen vastaukseen on varma tapa mennä pieleen. Kullekin agentille annatte omat materiaalit ja omat kanavat.
Kuka näkee työntekijän keskustelun sen kanssa?
Se, jolle te annoitte pääsyn. Paketti asennetaan teidän omalle palvelimellenne: keskustelut, toimintaohjeet ja sopimuspohjat pysyvät teidän ympäristössänne eivätkä päädy vieraaseen pilveen. Lakiosaston asiakirjojen ja palkkakysymysten kohdalla se on yleensä juuri se ratkaiseva peruste.
Mitä tarvitaan käyttöönottoon?
Oma palvelin tai virtuaalikone ja PostgreSQL — Dockeria ei tarvita. Asentuu yhdellä komennolla, kaikki muu säädetään verkkokäyttöliittymässä.
Paljonko se maksaa?
19 900 RUB kuukaudessa instanssilta tai 199 000 RUB vuodessa. Teidän kanavanne, teidän toimintaohjeenne ja mallipohjanne, teidän palvelimenne.
Voiko sitä katsoa ennen maksamista?
Demoympäristö on käytettävissä ilman rekisteröitymistä — tunnus ja salasana ovat alla, kysykää siltä mitä tahansa. Tässä paketissa ei ole kokeilujaksoa: se asennetaan teidän omalle palvelimellenne. Ilmainen Community-versio asennetaan samaan paikkaan — sillä näkee, miten tuote on rakennettu, ilman yhtäkään suoritusta.
WhatsApp