Berät er zu Steuern und Recht?
Nein, und das ist keine Fußnote im Kleingedruckten, sondern die Grenze des Produkts. Er legt das Gesetz nicht aus, rechnet keine Steuern, schätzt die Risiken eines Geschäfts nicht ein, prüft keine Formulierungen in Verträgen und Briefen und entscheidet nicht, ob man es so machen darf. Er gibt heraus, was Sie geschrieben haben: Ordnung, Vorlage, Ablauf und Frist. Entscheidung und Verantwortung bleiben bei der Buchhalterin und der Juristin — dort, wo sie hingehören. Der Agent nimmt die wiederkehrende Unterhaltung ab und nicht die Verantwortung.
Wo antwortet er den Mitarbeitern?
Telegram, WhatsApp, MAX und E-Mail gehören zum Tarif Business. Ein Mensch schreibt dorthin, wo er ohnehin mit Kollegen schreibt, und die ganze Unterhaltung läuft in einem Fenster zusammen. Wenn Ihre Mitarbeiter in einem Firmenmessenger sitzen, der nicht auf dieser Liste steht — fragen Sie uns vor der Zahlung: einen Kanal zu versprechen, den es im Tarif nicht gibt, werden wir nicht.
Woher nimmt er die Antworten?
Aus Ihren eigenen Dokumenten: den Ordnungen von Buchhaltung und Rechtsabteilung, dem Vorlagenordner, dem internen Fristenkalender. Sie laden sie einmal hoch und ändern sie, wenn sich der Ablauf ändert. Was nicht darin steht, denkt er sich nicht dazu: Er sagt schlicht, dass er keine Antwort hat, und nennt, wen man fragen soll.
Und wenn sich eine Ordnung geändert hat?
Sie ändern das Dokument — und die Antwort ändert sich, ab der nächsten Frage. Er antwortet nach der Fassung, die jetzt bei Ihnen liegt, und nennt deren Datum, wenn es im Dokument steht. Mit der Vorjahresfassung von der gemeinsamen Festplatte lässt sich dann nicht mehr streiten.
Nimmt er Daten aus dem Buchhaltungsprogramm?
Die Anbindung an 1C und EDI – Diadoc, SBIS, Kontur – ist bei uns in Arbeit: Nummer, Datum und Status des Belegs kommen dann von dort direkt in die Antwort an den Mitarbeiter. Heute antwortet er zum Ablauf: welcher Beleg, bis wann, in welcher Form und an wen. Gehaltsbeträge nennt er nicht und wird er nie nennen – das ist ein Gespräch mit dem Buchhalter, nicht mit dem Agenten.
Erinnert er an Berichtsfristen?
An Ihre internen — ja: den Stundenzettel abgeben, über den Vorschuss abrechnen, die Vollmacht verlängern, die Dokumente in die Buchhaltung bringen. Die Frist geben Sie vor, und er bringt sie als Erinnerung in denselben Chat zurück, an den, den es betrifft. Gesetzliche Fristen rechnet er nicht selbst aus und den amtlichen Arbeitskalender legt er nicht aus — er wiederholt das, was in Ihrem Kalender steht.
Was heißt „schickt die Übersicht als Datei“?
Er stellt aus dem Chatverlauf eine Tabelle zusammen und schickt sie als Datei direkt in den Chat: womit man in dieser Woche kam, zu welchen Themen, was ausgegeben wurde und wann. Das ist sichtbar ohne Exporte und ohne Handarbeit Ihrerseits – und zeigt gut, welche Arbeitsanweisung neu geschrieben gehört, wenn zum zwanzigsten Mal danach gefragt wird. Heute ist das eine Übersicht des CHATVERLAUFS; mit der 1C-Anbindung stehen Nummer und Status des Belegs in derselben Datei.
Weiß er noch, wem was schon ausgehändigt wurde?
Ja, er holt frühere Gespräche mit demselben Menschen hervor: Wenn dieser im Juni eine Einkommensbescheinigung geholt hat, muss der Ablauf kein zweites Mal erklärt werden. Er behält genau die Unterhaltung — wonach gefragt und was geantwortet wurde. Eine Personalakte führt er nicht und Gehaltsdaten speichert er nicht.
Was ist vor dem ersten Start zu tun?
Ein Modell anbinden — das ist der erste Schritt nach der Installation, und er dauert eine Minute. Solange kein Modell gewählt ist, beantwortet der Agent keine einzige Nachricht: Es denkt nicht der Server, sondern das Modell. Danach laden Sie die Ordnungen hoch und binden die Kanäle an.
Unterschiedliche Antworten für Buchhaltung und Rechtsabteilung — sind das zwei verschiedene Agenten?
Meist ja, und der Tarif lässt das zu: Die Abteilungen haben verschiedene Dokumente, einen anderen Ton und andere Fristen, und sie in einer Antwort zu vermischen ist der sichere Weg zu einem Fehler. Jedem Agenten geben Sie seine eigenen Unterlagen und seine eigenen Kanäle.
Wer sieht die Unterhaltung eines Mitarbeiters mit ihm?
Der, dem Sie Zugang gegeben haben. Der Tarif läuft auf Ihrem Server: Unterhaltung, Ordnungen und Vertragsvorlagen bleiben in Ihrem Netz und gehen nicht in eine fremde Cloud. Für die Dokumente der Rechtsabteilung und für Gehaltsfragen ist das meist auch das entscheidende Argument.
Was ist nötig, um zu starten?
Ein eigener Server oder eine virtuelle Maschine und PostgreSQL — Docker ist nicht nötig. Die Installation läuft mit einem Befehl, alles Weitere wird in der Weboberfläche eingestellt.
Was kostet das?
19.900 RUB pro Monat und Instanz oder 199.000 RUB pro Jahr. Ihre Kanäle, Ihre Ordnungen und Vorlagen, Ihr Server.
Kann man es sich vor der Zahlung ansehen?
Es gibt einen Demo-Stand ohne Registrierung — Login und Passwort unten, fragen Sie ihn, was Sie wollen. Eine Testphase gibt es in diesem Tarif nicht: er läuft auf Ihrem Server. Die kostenlose Community-Ausgabe läuft ebenfalls dort — an ihr sieht man, wie das Produkt gebaut ist, ohne eine einzige Zahlung.
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