Rådgiver den om skat og jura?
Nej, og det er ikke en note med småt, men produktets grænse. Den fortolker ikke loven, beregner ikke skat, vurderer ikke risikoen ved en aftale, kontrollerer ikke formuleringer i kontrakter og breve og afgør ikke, om noget må gøres. Den leverer det, du selv har skrevet: forretningsgangen, skabelonen, fremgangsmåden og fristen. Beslutningen og ansvaret bliver hos bogholderen og juristen — der, hvor de hører hjemme. Agenten tager den gentagne korrespondance fra dig, ikke ansvaret.
Hvor svarer den medarbejderne?
Telegram, WhatsApp, MAX og e-mail indgår i abonnementet Business. Folk skriver der, hvor de alligevel skriver sammen med kollegerne, og hele korrespondancen samles i ét vindue. Sidder jeres medarbejdere i en virksomhedsbeskedapp, der ikke står på listen — så spørg os inden betaling: at love en kanal, der ikke er med i abonnementet, gør vi ikke.
Hvor har den svarene fra?
Fra jeres egne dokumenter: bogholderiets og juridisk afdelings regelsæt, mappen med skabeloner, den interne fristkalender. Du lægger dem ind én gang og retter dem, når fremgangsmåden ændrer sig. Hvad der ikke står i dem, finder den ikke på: den siger ligeud, at den ikke har et svar, og nævner, hvem man skal spørge.
Og hvis forretningsgangen er ændret?
Ændrer du dokumentet, ændrer svaret sig — fra det allernæste spørgsmål. Den svarer efter den udgave, du har liggende nu, og nævner dens dato, hvis den står i dokumentet. Der bliver ikke noget at skændes med sidste års version fra fællesdrevet om.
Henter den data fra bogføringsprogrammet?
Koblingen til 1C og elektronisk dokumentudveksling — Diadoc, SBIS, Kontur — er under udvikling: dokumentets nummer, dato og status kommer derfra direkte ind i svaret til medarbejderen. I dag svarer den om fremgangsmåden: hvilket dokument, til hvilken dato, i hvilken form og hvem man skal gå til. Lønbeløb nævner den ikke og kommer ikke til at nævne — det er en samtale med bogholderen, ikke med agenten.
Minder den om indberetningsfristerne?
Om dine interne — ja: aflevere timeseddel, afregne et acontobeløb, forlænge en fuldmagt, sende dokumenter til bogholderiet. Fristen sætter du, og den sender den tilbage som en påmindelse i den samme chat til den, det angår. Selv beregner den ikke lovbestemte frister og fortolker ikke helligdagskalenderen — den gentager det, der står i din kalender.
Hvad betyder »sender oversigten som fil«?
Den samler en tabel ud fra korrespondancen og sender den som vedhæftet fil direkte i chatten: hvad folk kom med i løbet af ugen, om hvilke emner, hvad der blev udleveret og hvornår. Det kan man se uden udtræk og uden manuelt arbejde fra din side — og det viser tydeligt, hvilken forretningsgang der trænger til at blive skrevet om, når der spørges til den for tyvende gang. I dag er det en oversigt over KORRESPONDANCEN; med koblingen til 1C kommer dokumentets nummer og status til at stå i den samme fil.
Husker den, hvem der allerede har fået hvad?
Ja, den henter tidligere samtaler med den samme person frem: hvis vedkommende i juni fik en indkomstattest, skal fremgangsmåden ikke forklares en gang til. Det, den husker, er netop korrespondancen — hvad der blev spurgt om, og hvad der blev svaret. Den fører ikke personalesag og gemmer ikke løndata.
Hvad skal der gøres inden første start?
At tilslutte en model er det første skridt efter installationen, og det tager et minut. Så længe der ikke er valgt en model, svarer agenten ikke på en eneste besked: det er ikke serveren, der tænker, det er modellen. Derefter lægger du regelsættene ind og tilslutter kanalerne.
Forskellige svar til bogholderiet og til juridisk afdeling — er det to forskellige agenter?
Som regel ja, og abonnementet giver plads til det: afdelingerne har forskellige dokumenter, forskellig tone og forskellige frister, og at blande dem i ét svar er en sikker vej til fejl. Hver agent giver du sine egne materialer og sine egne kanaler.
Hvem kan se medarbejderens samtale med den?
Den, du har givet adgang. Abonnementet installeres på jeres egen server: korrespondance, regelsæt og kontraktskabeloner bliver i jeres eget miljø og havner ikke i en fremmed sky. For juridisk afdelings dokumenter og lønspørgsmål er det som regel netop det afgørende argument.
Hvad skal der til for at komme i gang?
Egen server eller virtuel maskine og PostgreSQL — Docker er ikke nødvendigt. Installeres med én kommando, derefter sættes alt op i webgrænsefladen.
Hvad koster det?
19.900 RUB om måneden pr. instans eller 199.000 RUB om året. Dine kanaler, dine regelsæt og skabeloner, din server.
Kan man se det inden betaling?
Der er et demomiljø uden registrering — brugernavn og adgangskode står nedenfor, spørg den om hvad som helst. Dette abonnement har ingen prøveperiode: det installeres på jeres egen server. Gratisversionen Community installeres samme sted — på den ses det, hvordan produktet er indrettet, uden en eneste betaling.
WhatsApp